皆さん、こんにちは！社長秘書のRIOです！
私は普段、社長秘書として社長をサポートするお仕事をしています。
このコラムでは、社長秘書の視点で、経営者の皆さんに使っていただきたいお役立ちアプリをご紹介しています。
経営者の皆さんは、ご自身が信じた部下や仲間たちと、目標に向かって日々奮闘されていることと思います。
ビジョンを共有する部下の方達から上げられてくる報告や提案に、しっかり目を通すことも経営者として大切な仕事の一つですよね。
少し前までは、紙の書類での報告が主流でしたが、今や部下の皆さんは営業先からでも大容量の情報を送ることができますし、経営者の皆さんも出張先であったとしても、スマートデバイスを通していつでも書類を受け取ることができます。
一方で、扱うのが紙の書類ではなくなったことによる弊害もあるのではないでしょうか。
例えば、今まで紙媒体とのお付き合いが長かった方ほど、書類のチェックには線を引いたり文字を書き込むことが多いかと思います。
スマホで書類を受け取った時、目は通せるものの、スマホ上では扱いにくいのでちゃんとした確認や返信は後回し、ということにもなりがちです。
今回、そんな経営者の皆さんにオススメしたいスマホアプリが、PDFビューワーアプリのPDF Viewer by PSPDFKitです！
スマホでチェックできるPDFビューワーアプリとして人気を博しており、単に閲覧するだけでなく、注釈を入れたり、線を引いたりすることも可能です。
デジタル署名までできてしまうプレミアム版も提供されていますが、基本無料で利用できるのも嬉しいところ。
このアプリなら、画像上に手描きができたり、テキストや図を挿入することもできるので、部下の方から上がってきた書類などをスキマ時間でチェックすることができます。
PDF Viewerの始め方
アプリをインストールしたら、まずはPDF Viewerを開くか、読みたい/編集したいPDFファイルを開きます。
PDF Viewerから開いた場合は、どのブラウザからPDFファイルを引っ張ってきたいかを選択します。
メールやクラウド上のPDFファイルをPDF Viewerに読み込みたい場合は、ファイルの共有ボタンを選択し、PDF Viewerを送信先に選びます。
何気なくスルーしてしまいがちですが、PDF Viewerをダウンロードするだけで、お使いのiPhone内にPDFを保存するフォルダができているのです。
iPhoneユーザーの方にとっては、そもそもPDFファイルはクラウドを利用するか専用のアプリをダウンロードしなければ、iPhone内に保存できないという不便さがありました。
保存ができないので、毎回メーラーを開いて読み込んで前回読んだところまで行って…。電波が悪いところだとなかなか読み込んでくれずイライラ…ということもあったのではないでしょうか。
iPhoneないでPDFファイルを個別に管理できる、これだけでも嬉しいポイントです。
編集から録音、読み上げまで…! 無料の域を超えたアプリ
読み込むPDFファイルを選択したら、以下のような画面が表示されます。
画面上部のペンで書き込むアイコンをタップすると、PDFファイルを編集することができます。
編集画面に移行すると、画面左上から、文字のハイライト、メモの追加、手描き、画像の挿入を選ぶことができます。
上記の画像は、文字にハイライトを入れた状態です。
さらに、手描きの書き込みやメモもこの通り。
ハイライトの色や、手描きの線の種類も細かくカスタマイズすることができるので、ご自身のスタイルに合わせた編集を行うことができます。
画面上部だけでなく、画面を長押しすると、テキストやスタンプの挿入、なんと音声の録音と挿入まで選択することができます。
文章でニュアンスが伝わりにくい時は、音声で説明してしまいましょう。
書き込みが完了すれば、新たなPDFファイルとして書き出したり、そのままクラウドやメールで共有することができるので、スキマ時間を利用して次々お仕事を進めることができます。
このように、PDFの書類をチェックして校正を加えるのに優れているアプリなのですが、単純に取引先の資料などをPDFで読む際にも非常に便利です。
前述のように、ハイライトや書き込みができる他、ファイル内検索にも対応しているので、欲しい情報にすぐに辿り着くことができます。
また、意外と重宝する機能として、資料が英語であっても日本語であっても、「読み上げ」機能を利用することができます。移動中でも資料の内容を読み上げてもらって確認することができるので、時間を有効に活用することができます。
業務の効率化で部下に応える!
PDFファイルを印刷して、手描きでチェックを入れて、またスキャンしてPDFで送付…なんてことをされる方は流石に減ってきたかとは思いますが、まだまだデジタル化とクラウド化を効率的に使えていない職場があることも事実。
PDF Viewer by PSPDFKitはiPadにも対応しており、Apple Pencilを利用すれば、今まで紙媒体でチェックしていた変わらない感覚で、かつスムーズにやりとりを進めることができます。
職場内でも職場外でも活躍してくれそうなPDF Viewer by PSPDFKit。お仕事の効率を更に高めて、部下の皆さんの仕事ぶりに応えやすい環境づくりを目指されてみてはいかがでしょうか！
PDF Viewer by PSPDFKit, App Store
PDF Viewer by PSPDFKit, Google Play
PDF Viewer by PSPDFKit (公式サイト)
pspdfkit.com/blog/2016/pdf-viewer/
