社長に教えます

Facebook創設者が送る。次代のプロジェクト管理アプリ『Asana』

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皆さん、こんにちは。社長秘書のRIOです。

このコラムでは、経営者の皆さんのお仕事や日常生活に役立つアプリのご紹介をしています。
一言で「経営者」といっても、世の中には様々なタイプの経営者の方がおられますね。もちろん業種も違えば、事業の規模や社風なども、経営者の方の「色」が出るものです。
今回ご紹介するアプリは、多くのプロジェクトや従業員を抱える経営者の方にオススメのプロジェクト管理アプリ、「Asana」です。


Asanaは、サンスクリット語で「ヨガのポーズ」を意味しており、これまでの煩雑なタスク管理系のアプリとは一線を画したシンプルなデザインと感覚的な操作性で、アメリカで人気を博しています。
現在、日本語版はリリースされていませんが、デスクトップ版とも容易に連携でき、英語に不慣れな方でも問題なく操作することができます。

シンプルな操作性でタスクを管理

Asanaでは、個々人が進めているタスクをプロジェクト単位で管理することが可能で、経営者の方にとっては、社員と直接やり取りを行わずとも、プロジェクト毎のタイムラインで作業の進行状況を確認できる点が魅力です。


プロジェクト毎に名前を付け…

 


プロジェクト毎にタスクを管理。タスク毎に担当者を「Assign(割り当て)」することで、担当者がハッキリします(担当者を複数割り当てることも可能です)。

 


タスク毎に設けられたページ内でファイルを共有することが出来るため、どのファイルがどのプロジェクトのものであったかという混乱を避けることができます(全プロジェクトおよびタスクに検索をかけることも可能)。また、作業のプロセスが時系列(タイムライン)で保存される為、ミスが起きた場合や作業が遅れている際など、責任の所在や改善点が可視化されやすくなっています。

 


(Asana公式サイトより)

 

上記の画像のように、タスク毎に期日、重要度、担当者、そして作業が完了しているかどうか(一番左のチェックボタン)を一目で確認することもできます。

もちろん、自分が抱えているタスクのリマインダーとしても利用することもでき、期日順、プロジェクト単位で抱えているタスクの表示を変更できるなど、一般的なタスク管理用アプリとしても有用性が高い作りになっています。


(Asana公式サイトより)

その日のタスクをリマインドしてくれるウィジェットも、iOSとアンドロイド用に準備されています。

その他にも、処理したタスクと残っているタスクの量をグラフで表示するなど、様々な工夫が用意されていますが、経営者の視点から見ると、上記のような個々人が行なっているタスク管理を、俯瞰的に把握出来る点がAsanaの魅力です。

新しい時代の働き方に対応するために

特に、以下のような経営者の方々には、Asanaを導入することをオススメします。

  1. 複数のプロジェクトチームを抱えている
  2. プロジェクトの進捗状況を細かく把握しておく必要がある
  3. 従業員とのコミュニケーションの機会が限られている

多様な働き方が浸透してきた今日において、大企業でなくとも、在宅ワークであったり、従業員を海外で雇用されている場合など、時間や場所の都合上、従業員と空間を共有しないことが多い時代になりました。
一方で、多くのプロジェクトと人材を抱えながら、進捗状況を詳細に把握しておかなければならないこともありますよね。
もちろん、スカイプ等を通した直接的なコミュニケーションも必要かつ有効ではありますが、違う空間でプロジェクトに取り組んでいる従業員の手を止める回数や報告に費やす時間を効率的に抑えたいという要望には、このAsanaがピッタリです。ミーティングは直接行うにしても、各々が事前にAsanaを確認して進捗状況や問題点を把握しておくなど、ミーティングの効率化にも利用できます。

Facebookの共同創業者が開設

Asanaは、Facebookの創業メンバーであるダスティン・モスコヴィッツとジャスティン・ローゼンシュタインによって、2008年に開設されました。公式に発表されるまでは、AsanaのプロトタイプはFacebookで社内用のタスク管理ツールとして使用されており、社内での爆発的な拡がりを受け、製品版のローンチに至りました。

最大の障害は、「今までのタスク管理の方法を変えようとしない人々」と言い切るモスコヴィッツ、「世界中の組織の生産性を5パーセント上げることを通して、人類の進歩の速度を5パーセント早める」ことが目標と語るローゼンシュタイン。

今では、GoogleやRed Bullといった民間企業から、ハーバード大学などの学術・教育機関、NASAなどの政府機関、ニューヨークタイムスなどの報道機関でも利用されており、その実用性と信頼が伺えます。

Asanaが各業界に浸透した後も、Asana上に新たなボタンを追加できるカスタムフィールド機能の追加や、ベンチャーキャピタル向けのデモの作成など、品質とサービスの向上に余念がありません。

投稿(進捗状況の報告やファイルの共有)にLikeができる点や、感覚的な操作性、完了したタスクにチェックを入れた際のエフェクトなど、ポップでカジュアルなFacebook的要素も多く、学生のアルバイトを含む若い社員にも利用しやすい作りになっています。実用面においても、DropboxやGoogle Driveといったファイルストレージサービスからのファイル共有もAsana上で行える為、生産性アップにも役立つツールです。

「所有から共有の時代へ」と言われる昨今、従業員が抱えるタスクを個々人の中で管理・完結させてしまうのではなく、チームや上司とシェアさせることで、ローゼンシュタインの言う「進歩を5パーセント早める」を実現してみませんか?

 

【iPhoneアプリをダウンロード】

【androidアプリをダウンロード】


 

Guide, Asana
asana.com/guide

With 'Track Anything,' Dustin Moskovitz's Startup Asana Makes Its Big Platform Play, Sep. 15, 2016, Forbes
www.forbes.com/sites/alexkonrad/2016/09/15/with-track-anything-dustin-moskovitzs-startup-asana-makes-its-big-platform-play/#5ee9f50f7d01

Asana's Co-Founder on Cutting Out Useless Meetings, Emails, PCMag.com
www.pcmag.com/article/356715/asanas-co-founder-on-cutting-out-useless-meetings-emails

How to Asana: Using Asana for iOS, Asana, Youtube
www.youtube.com/watch?v=K2L0Gg3ueqI

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リオ

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秘書のリオです。 トレンド情報からおもてなしの心、たまには愚痴まで秘書の視点で情報をお届けいたします。

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