社長へのおすすめアプリ

会社で導入したいOffice最強アプリ!スキャンした書類のワード変換まで出来てしまう「Office Lens」

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みなさん、こんにちは!社長秘書のRIOです。

このコラムでは、普段から社長のサポートを担当している秘書の視点から、経営者の皆様にオススメのスマホアプリをご紹介しています。
今回ご紹介するアプリは、経営者ご自身だけでなく、会社全体で利用していただける実用的なアプリです。

その名も、Office Lens!
マイクロソフト社のOfficeシリーズといえば、WordやPower Point、Excelなどで広く知られていますが、実は、Officeシリーズにはスキャナーアプリが存在しているのです。
Office Lensは、2014年3月にWindows Phone用のアプリとしてリリースされ、翌2015年5月にはiPhone用のアプリとしてもリリースされました。

謳い文句は、「あなたのポケットスキャナー」。

アプリとしてのクオリティが高く、スキャンした画像はWordやPower Pointで共有できることはもちろん、スマホ内に保存することなく、LINEやメール、メッセンジャーやグーグルドライブにも送信することができます。
実用性の高さから、高い評価を受けているアプリですが、「Office Lens」という名前を聞き慣れない方もいらっしゃるかもしれません。
今回はそんな経営者の皆さんのために、会社の業務をガラリと変えてしまうかもしれない、Office Lensの魅力をご紹介します!

マイクロソフトのOffice製品とスムーズに連携

Office Lensをご存知ない方でも、スキャナーアプリ自体は利用されたことがあるという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
これまでの、スマホでもスキャンがとれると謳っているアプリでは、スキャンした画像を一旦メール等で送信するかドライブにあげて、ダウンロードしてから用途に応じて使用するというものでした。

しかし、Office Lensでは、Power Point上にExcelで作成した表を移す事ができるのと同じ様に、スマホでスキャンした画像をそのままOffice製品(Word、Excel、Power Point、OneNoteなど)のアプリで開くことができるのです。

例えばレシートをスキャンして…

こちらがレビュー画面。はっきりした字体と画質でスキャンされていることが分かります。
そして、完成した画像の出力先を選びます。

(写真はマイクロソフト公式ウェブサイトより)

WordやPower Pointを選択すると、自動的に該当アプリでファイルを表示してくれます。

もちろん、スマホ内のOfficeシリーズに限らず、一旦OneDriveに保存する形で、パソコン上でも各ソフトから簡単にスキャンしたファイルを開くことが出来ます。OneDriveはマイクロソフトのクラウドストレージサービスで、ファイルをダウンロードすることなく、各ソフト上で直接、編集・保存する事ができるため、これまでのスキャン→共有/編集の流れが大きく変わることになりますね。

さすがはマイクロソフトといった感がありますが、もちろんOffice製品だけでなく、LINEやメールなどの外部アプリでも撮影した画像を直接送付することができるため、すぐにデータを共有したい時にも便利なアプリです。

文字認識機能とWord変換

しかし、Office Lensの最大の特徴は、OCR(光学文字認識)機能が備わったスキャナーアプリという点にあります。

OCR機能とは、活字の写真を文字情報として認識し、テキストデータに変換する機能のことで、Office Lensではパソコンやプレゼンテーションの画面を撮影し、Wordファイルに変換することもできるのです。

例えば、ミーティング中にホワイトボードに映し出されたパワーポイントの画面を撮影し、文字をテキストファイル化してWordファイルで開く事もできますし、撮影した画像をPDFで保存した場合でも、画像としてではなく文字情報として保存されるため、PDFファイルを開いた時にテキスト検索をかけることも可能になっています。

これまで、「不毛だなぁ」と思いながらも、ペーパーの内容をワードで文字に起こした経験はありませんか?

手書きのものはテキストとして読み込めませんが、Office Lensがあれば、あらゆる活字の書類や文字情報をテキストファイルとして保存する事ができるようになるのです。

それに、マイクロソフトのOfficeシリーズに位置するOffice Lensだからこそ、Wordファイルとして変換してくれるのも嬉しいポイントですね♪

紙書類←→データを効率化

Office Lensのアプリをスマホに入れておくだけで、今やスキャナーも一人一台の時代に。
Office Lensを会社単位でうまく活用すれば、大仰なスキャナーいらずでファイルが共有できるようになるだけでなく、ミーティング後の情報共有やファイルの行き来がはかどり、生産性も向上すること間違いなし。
取引先でいただいた資料もその場でスキャンしてPDFファイル化したり、Power PointやWordに組み込んで報告書づくりも簡単に。

ここのところ、VRや仮想通貨といった、現実とバーチャルな世界をつないでいくような技術が拡がりを見せていますが、文字情報も現実と電子空間を行き来させやすい状況ができてきたということですね!
技術の進歩に敏感な経営者の方は、ぜひ会社でOffice Lensを導入されてみてはいかがでしょうか!

 

Office Lens, App Store

Office Lens
Price: Free

Goolge Play

Office Lens
Price: Free

 


 

IOS版Office Lens – Office サポート (公式サイト)
support.office.com/ja-jp/article/IOS-版-office-Lens-fbdca5f4-1b1b-4391-a931-dc1c2582397b

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